Het inefficiënte gebruik van kantoorruimtes blijft voor veel bedrijven een hindernis. De drukte in kantoren op dinsdagen en donderdagen staat in schril contrast met de rustige woensdagen en vrijwel lege vrijdagen, wat resulteert in een tweebultenweekpatroon, ook wel aangeduid als ‘de kantoorkameel’, meldt Nieuws Impuls.
Klassieke methode
Traditionele vastgoedverhoudingen, die de benodigde kantoorruimte berekenen aan de hand van het aantal fte’s ten opzichte van de beschikbare vierkante meters, blijken niet langer effectief. Deze methoden negeren de spreiding van het personeel door de week en de kwaliteit van de werkomgeving, twee cruciale factoren. Wanneer iedereen op dezelfde dagen naar kantoor komt, is het te druk voor een productieve werkomgeving, terwijl de aanwezigheid op rustige dagen de aantrekkelijkheid van de werkplek vermindert.
Volgens Colliers zijn er nieuwe, eigentijdse vastgoedratio’s noodzakelijk. Deze indicatoren verschaffen inzicht in de verhouding tussen de vraag naar ruimte en de daadwerkelijke kantoorbezetting, evenals de kwaliteit van de werkplek.
Op dagen met hoge bezetting, zoals dinsdag en donderdag, blijft veel kantoorruimte ongebruikt op rustige dagen. Een betere spreiding van medewerkers over de week kan de effectiviteit van het gebruik van kantoorruimten aanzienlijk verbeteren. ‘Om dit te bereiken is er een herziening van de bestaande verhoudingen nodig. Bedrijven dienen zich te richten op drie ratio’s die de balans tussen ruimtevraag en kantoorbezetting en de kwaliteit van de werkplek belichten’, stelt Harold Coenders, Executive Director Consulting bij Colliers, die samen met Joost Ran, Head of Workplace Consultancy, de publicatie ‘Tem de kantoorkameel’ heeft geschreven.
Platslaan bulten
De kwaliteitsratio bepaalt de benodigde ruimte per aanwezige medewerker, de levendigheidsratio bevordert een optimale kantoorbezetting, en de bultratio richt zich op het ‘platslaan’ van de kamelenbulten — het verlagen van de piekbezetting ten opzichte van de gemiddelde bezetting. Colliers stelt dat een succesvolle demping van deze piek een directe vermindering van 10% in de ruimtebehoefte kan opleveren. Dit heeft significante implicaties voor de verborgen leegstand, dat wil zeggen kantoorruimte die wel verhuurd, maar niet in gebruik is. Toegepast op de verborgen leegstand van 2,9 miljoen vierkante meter in Nederland, zou deze daling neerkomen op een vermindering van 290.000 vierkante meter.
Aanpak fileleed
Deze strategie heeft bovendien een positieve impact op de drukte tijdens de spitsuren. ‘Nederland heeft 2,5 miljoen kantoorwerkplekken. Een daling van 10% in de opkomst op de drukste dagen van de week zou betekenen dat 250.000 kantoorwerkers op rustigere dagen werken’, aldus Coenders. ‘Dit heeft niet alleen grote gevolgen voor de behoefte aan kantoorruimte, maar ook voor de filedruk op dinsdag en donderdag.’
