Spacewell heeft het Workplace Benchmark Report 2026 geïntroduceerd, “Office Myths vs. Real Use”. Dit rapport onthult patronen in bezetting, benutting, leegstand en reserveergedrag op basis van geaggregeerde, geanonimiseerde data van meer dan 80.000 sensoren in 236 gebouwen in 20 landen, meldt Nieuws Impuls.
Bij het vragen van leidinggevenden naar een “goede” kantoorbezetting, noemen velen percentages van 60%, 70% of hoger, getallen die ooit haalbaar waren voordat hybride werken zijn intrede deed. Echter, de onderzoeksdata tonen aan dat een gemiddelde bezetting van 50 tot 70% voor de meeste kennisintensieve bedrijven tegenwoordig geen realistisch doel meer is.
In plaats daarvan is een gemiddelde bezetting van 30 tot 45% gebruikelijk, waarbij 45% nu wordt beschouwd als best practice. Kantoren met een bezettingsgraad van 60% of hoger zijn zeldzaam en komen vaak voor in gebouwen met een specifieke bestemming.
De gemiddelde bezetting biedt slechts een gedeeltelijk beeld, aangezien de kantoorbehoefte niet gelijkmatig is verspreid over de week. Zelfs met een benchmark van 45% kunnen werkplekken op bepaalde dagen vol lijken, met drukpunten die ervoor zorgen dat het kantoor druk aanvoelt, terwijl er elders veel ongebruikte capaciteit is.
In alle landen en sectoren zijn de gemiddelde bezettingsniveaus het hoogst van dinsdag tot en met donderdag; maandag en vrijdag blijven constant onder de maat. De maximale bezettingsgraad overschrijdt zelden ~63%, berekend als het gemiddelde van de maximale bezettingsgraad van alle gebouwen.
Klagen over ruimtegebrek
Deze fluctuaties leiden tot klachten over ruimtegebrek, die vooral op dinsdag en donderdag voorkomen. Spacewell stelt dat een betere spreiding van het gebruik van werkplekken over de week dergelijke pieken kan verminderen en daardoor de klachten kan afnemen.
Daarnaast heeft de opkomst van samenwerkingsruimtes, vooral na de coronapandemie, geleid tot hoge bezettingsgraad, maar de data tonen aan dat veel van deze ruimtes vaak maar door één persoon worden gebruikt. Grote samenwerkingsruimtes worden soms als privékantoren gebruikt, terwijl focusruimtes vaak onderbenut blijven.
Gemiddelde bezettingsgraad per categorie:
- Samenwerkingsruimtes: ~41%
- Werkplekken: ~33%
- Concentratie-/focusruimtes: ~30%
Spacewell benadrukt dat het doel niet is om focusruimtes te elimineren, maar om medewerkers te motiveren deze ook daadwerkelijk voor individueel werk te gebruiken, terwijl vergaderruimtes beschikbaar blijven voor echte samenwerking. Een goede balans in het aantal en de grootte van focusruimtes zorgt ervoor dat deze optimaal worden benut voor hun beoogde doeleinden.
Verborgen inefficiënties
Volgens Spacewell tonen de benchmarkbevindingen aan dat de uitdagingen op de werkplek niet langer enkel over de hoeveelheid beschikbare ruimte gaan, maar ook over hoe goed deze ruimte aansluit bij de werkbehoeften van de medewerkers. Dit biedt organisaties de kans om verborgen inefficiënties op te sporen, bestaande capaciteit beter te benutten en werkplekken te creëren die beter inspelen op de echte vraag.
